Träger der gleichnamigen Kindertagesstätte in Detmold-Hiddesen ist der Verein „Elternselbsthilfe Regenbogen e.V.“. Es handelt sich hierbei um einen eingetragenen Verein, der zugleich „anerkannter Träger der freien Jugendhilfe“ nach § 11 Abs. 1 GTK NW (Kindertageseinrichtungengesetz) ist.

Die rechtliche Organisation des Vereins ist in der Satzung geregelt. Hiernach werden alle wesentlichen Entscheidungen, die die Einrichtung betreffen, von den Organen des Vereins (Vorstand und Mitgliederversammlung) getroffen. Bei der Entscheidungsfindung sind die gesetzlichen Vorgaben und die Betriebserlaubnis (s.u.) zu beachten.

Vorstand

Der Vorstand des Vereins ist verantwortlich für das Tagesgeschäft. Hierbei besteht eine umfassende Befugnis, alltägliche Entscheidungen und Geschäfte auf die Leitung der Einrichtung zu delegieren. Wichtige Entscheidungen (Investitionen, Platzvergabe u.a.m.) sind dem Vorstand vorbehalten.

Der Vorstand besteht aus insgesamt drei Mitgliedern. Neben dem ersten Vorsitzenden gibt es zwei Stellvertreter; im übrigen wird der Verein jeweils von zwei vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern gemeinsam vertreten.

Der Vorstand findet sich regelmäßig in monatlichen Abständen zu Sitzungen zusammen, an denen in der Vergangenheit zweckmäßigerweise auch die Leitung der Einrichtung und die Stellvertretung – teilweise im Wechsel – teilgenommen haben. Über die Sitzungen wird ein Protokoll erstellt; dies ist die Aufgabe des Schriftführers.

Die Aufgaben in der Einrichtung sollten zweckmäßigerweise unter den Vorstandsmitgliedern nach Sachgebieten / Ressorts verteilt werden. Etwa seit Anfang 2001 gibt es eine solche Ressortverteilung in verschiedene Bereiche, die einzelnen Mitgliedern des Vorstands zugeordnet sind.

Mitgliederversammlung

Wichtigstes Organ des Vereins ist die Mitgliederversammlung. Eine Mitgliederversammlung muss nach der Satzung des Vereins mindestens einmal pro Jahr stattfinden. In der Vergangenheit sind stets zwei Mitgliederversammlungen pro Jahr – eine im Frühjahr und eine im Herbst – einberufen worden.

Die Einladung muss mindestens 2 Wochen vor der Versammlung verteilt bzw. verschickt sein. Zu Beginn der Sitzung muss formal festgestellt und im Protokoll festgehalten werden, dass die Versammlung form- und fristgerecht einberufen wurde. Nur dann ist die Versammlung beschlussfähig. Im Übrigen ist die Versammlung bereits bei ordnungsgemäßer Einladung beschlussfähig; eine bestimmte Anzahl stimmberechtigter Mitglieder muss nicht anwesend sein.

Wichtigste Aufgabe der Mitgliederversammlung ist die Wahl des Vorstandes.

Elternrat

Neben dem Vorstand und der Mitgliederversammlung existiert ein weiteres Gremium, das zwar nicht in der Satzung wohl im GTK NW vorgesehen ist: der Elternrat. Aufgabe des Elternrates ist es, die Zusammenarbeit zwischen den Eltern, dem Träger (Verein) und den pädagogischen Mitarbeitern des Vereins zu fördern und das Interesse der Eltern an der pädagogischen Arbeit zu beleben (§ 6 Abs. 2 GTK NW).

Der Elternrat ist vor der Einstellung von pädagogischen Kräften zu hören; gleiches gilt für die arbeitgeberseitige Kündigung von Arbeitsverträgen mit pädagogischen Mitarbeitern. Der Elternrat kann hierzu Bedenken anmelden, hat aber keine Entscheidungsbefugnis.

Der Elternrat besteht aus den Elternvertretern der jeweiligen Gruppen. Jede Gruppe entsendet einen Vertreter und einen Stellvertreter in den Elternrat.

Rat der Einrichtung

Gemeinsam mit den Vorstandsmitgliedern und den pädagogischen Kräften bildet der Elternrat den Rat der Einrichtung. Dieser besteht aus drei Vorstandsmitgliedern, vier Elternvertretern und vier Mitarbeitern; seit Gründung der Einrichtung hat der Träger einen Sitz im Rat der Einrichtung an das Jugendamt der Stadt Detmold delegiert. Der Vorsitzende wird aus den Reihen der Mitglieder des Rates der Einrichtung gewählt.

Der Rat der Einrichtung berät die Grundsätze der pädagogischen Arbeit, bemüht sich um die Ausstattung der Einrichtung und hat die Aufgabe, Kriterien für die Aufnahme von Kindern in die Einrichtung zu vereinbaren.

Grundsätzlich ist es der Vorstand, der die Entscheidung über die Vergabe der Plätze trifft. Der Vorstand hat die Auswahl der Kinder (wie es in den meisten Elterninitiativen üblich ist) jedoch delegiert an den Rat der Einrichtung. Der Rat der Einrichtung erstellt – in der Regel in einer Sitzung Anfang März – eine Liste für die zu besetzenden Plätze und eine Nachrückerliste. Die erarbeitete Liste ist ein Vorschlag des Rates der Einrichtung, der vom Vorstand anschließend durch Beschluss bestätigt werden muss. Der Vorstand kann bei der Vergabe der Plätze von dieser Liste per Beschluss abweichen.